Consulta cómo aplicar IA y automatizaciones a los problemas de tu empresa.

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Tenemos demasiado dinero en stock, pero nos preocupa quedarnos sin producto.

Respuesta de Mirentxu

Para equilibrar stock y disponibilidad, primero tendríais que reunir en un mismo sitio el histórico de ventas (idealmente de más de un año, para ver la estacionalidad), las existencias actuales, los pedidos pendientes y los plazos reales de cada proveedor. Con esos datos se puede preparar una previsión de demanda por producto y calcular un punto de pedido que tenga en cuenta mínimos, lotes de compra y caducidades. Lo habitual es empezar con una familia de productos, comparar durante unas semanas la propuesta con lo que compraríais vosotros y ajustar los parámetros. Para que sea útil en el día a día, el cálculo debería actualizarse solo desde el ERP y daros una propuesta de compra que el equipo revise antes de pedir.

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Copiamos la misma información en el ERP y en otras herramientas.

Respuesta de Mirentxu

Lo primero sería hacer un mapa de qué datos introducís, en qué herramienta y quién los utiliza después, y decidir cuál es el sistema de referencia para cada uno (clientes, artículos, pedidos…). Después habría que comprobar qué permite cada herramienta: algunas ofrecen una API o conectores; otras, solo exportar ficheros. Con eso se puede montar una integración que traslade los datos automáticamente, controle duplicados y avise cuando algo no encaja, en lugar de que alguien lo copie a mano. Conviene probarla primero con un tipo de dato, revisar los errores durante un tiempo y no retirar el registro manual hasta tener confianza en el traspaso.

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Para responder una pregunta tenemos que buscar en correos, carpetas y programas.

Respuesta de Mirentxu

Tendríais que empezar por identificar qué preguntas se repiten y dónde está la información para responderlas: correos, carpetas compartidas, el ERP u otros programas. A partir de ahí hay dos caminos: conectar esas fuentes para consultarlas desde un único punto, o preparar una base de conocimiento que se actualice periódicamente. Si se añade IA para buscar y resumir, es importante que respete los permisos de cada persona, que indique de qué documento sale cada respuesta y que se pruebe con preguntas reales del equipo antes de confiar en ella. También habría que decidir quién mantiene la información al día.

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Nos cuesta anticipar si tendremos suficiente caja en los próximos meses.

Respuesta de Mirentxu

Para anticipar la caja necesitaríais juntar los saldos bancarios, las facturas pendientes de cobro y de pago, los vencimientos fijos (nóminas, impuestos, préstamos) y una estimación de las ventas y compras previstas. Con eso se construye una previsión semana a semana o mes a mes, separando lo confirmado de lo estimado. Si tenéis histórico, se puede calcular cuánto suelen retrasarse los cobros de cada cliente y aplicarlo a la previsión. Lo difícil suele ser mantenerla actualizada: lo ideal es que los datos se carguen automáticamente desde el banco y la contabilidad, y poder comparar escenarios; por ejemplo, qué pasa si un cliente grande paga con un mes de retraso.

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Nos cuesta ordenar el trabajo del taller cuando cambian las prioridades.

Respuesta de Mirentxu

Primero tendríais que poner por escrito las reglas reales del taller: qué máquinas o personas hacen cada tarea, cuánto suele durar cada trabajo, qué materiales necesita y qué trabajos no pueden ir antes que otros. Ordenar solo por fecha de entrega suele quedarse corto. Con esa información, una herramienta de planificación puede proponer una secuencia según la capacidad y las prioridades, y mostrar dónde aparece un conflicto cuando entra un trabajo urgente. Para que funcione, los datos de partida (pedidos, existencias de material, avance de cada trabajo) tienen que estar al día, y el responsable debe poder corregir la propuesta. Sin esa información actualizada, la planificación pierde valor enseguida.

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Los técnicos rellenan un parte y la oficina vuelve a copiarlo para facturar.

Respuesta de Mirentxu

La idea sería que el parte digital sea el único lugar donde se registran horas, desplazamientos y materiales, y que de ahí salga el borrador de factura. Para ello tendríais que revisar qué campos necesita la factura y asegurar que el parte los recoge siempre (cliente, obra, tarifas, referencias de material). Después habría que ver si la aplicación de partes y el programa de facturación pueden conectarse, mediante API o ficheros, y definir reglas para lo que no encaja: precios especiales, partes incompletos o materiales sin referencia. Así la oficina revisaría solo las excepciones. Antes de dejar de copiar a mano, conviene comparar durante un tiempo los borradores con las facturas reales.

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Preparar presupuestos nos lleva demasiado tiempo.

Respuesta de Mirentxu

Primero tendríais que separar lo que se repite de lo que requiere criterio. Lo repetitivo suele ser buscar partidas, aplicar tarifas, calcular cantidades y dar formato. Para eso se puede preparar una base de partidas y precios actualizada y una plantilla que haga los cálculos. La IA puede ayudar a leer la solicitud del cliente (un correo, un plano o una lista) y proponer las partidas o una primera redacción, pero precios, alcance y condiciones deberían revisarse siempre. Para que funcione hay que mantener las tarifas al día y guardar los presupuestos anteriores de forma ordenada, porque son la base para reutilizar y para comparar.

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Recibimos tarifas y documentos en formatos distintos y los revisamos a mano.

Respuesta de Mirentxu

Lo primero sería reunir ejemplos de tarifas y documentos de varios proveedores y definir qué datos necesitáis sacar de cada uno: referencia, descripción, precio, unidad y fecha de validez. La IA puede extraer esos datos de PDF y hojas con formatos distintos, pero después hay que relacionar cada línea con vuestra referencia interna, y ahí suelen aparecer los problemas: códigos distintos, otras unidades o productos nuevos. Por eso conviene añadir comprobaciones automáticas (variaciones de precio fuera de lo normal, datos que faltan) y una revisión humana antes de actualizar el ERP. Probarlo con documentos reales de varios proveedores permite ver qué parte se procesa bien sin intervención.

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Nos interrumpen constantemente para preguntar por pedidos y entregas.

Respuesta de Mirentxu

Para reducir esas interrupciones, primero tendríais que ver qué preguntas se repiten y dónde está la respuesta: estado del pedido, fecha prevista, transportista. Si esa información está en el ERP o en la web del transportista, se puede ofrecer al cliente una forma de consultarla por su cuenta, o enviar avisos automáticos cuando el pedido cambia de estado. Si además queréis un asistente que responda por correo o por chat, tiene que trabajar solo con datos autorizados y actualizados, no inventar fechas y pasar a una persona las incidencias o los casos sin información suficiente. El punto crítico suele ser la calidad de los datos de seguimiento.

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Tenemos muchos datos de nuestros clientes y queremos ofrecer un servicio de más valor.

Respuesta de Mirentxu

Primero tendríais que concretar qué decisión o problema del cliente queréis ayudar a resolver y qué valoraría: por ejemplo, un informe periódico, alertas o recomendaciones. Después habría que comprobar si vuestros datos sirven para eso: si están completos, si se pueden combinar y si su uso está permitido según lo acordado con los clientes. Con eso se diseña el análisis y se automatiza su preparación, para que el servicio no dependa de horas de trabajo manual. La IA puede ayudar a detectar patrones o redactar explicaciones, pero el criterio profesional y la relación con el cliente siguen siendo lo que da valor. Conviene empezar con unos pocos clientes piloto.